Medborgarhubben: Funktionerna som förenklar
-
Bättre arbetsmiljö
Medborgarhubben: Din digitala kommunkontakt – anpassad för dig
Välkommen till “Mina sidor”, din personliga digitala portal till kommunen. Här samlas alla dina ärenden, tjänster och viktig information kopplade till kommunen på ett och samma ställe. Portalen är designad för att ge dig maximal överblick, kontroll och enkel åtkomst – oavsett om du agerar som privatperson eller företräder ett företag.
Representera dig själv eller ditt företag
Redan vid inloggningen kan du enkelt välja vilken roll du vill agera i, dig som privatperson eller ett företag. Du kan också smidigt byta företrädare direkt från huvudmenyn (Byt vem du vill företräda).
Anpassningsbart för din kommuns behov
Layouten och de exakta funktionerna i “Mina Sidor” är helt anpassningsbara och ni bestämmer helt själva hur just ni vill att sidan ska se ut. Bilderna visar ett exempel på hur kraftfullt och heltäckande Medborgarhubben kan vara, men din specifika vy kan se annorlunda ut för att bäst möta just dina och din kommuns behov.
Medborgarhubben ger dig:
Omedelbar överblick: Snabb status på det viktigaste via startsidan.
Fullständig kontroll: Detaljerade, sökbara listor över alla ärenden och tjänster.
Centraliserad dokumentation: Alla beslut och tillstånd samlade och nedladdningsbara.
Smidig ombudshantering: (För företag) Kontroll över vem som får företräda företaget.
Korrekt grundinformation: Enkel åtkomst till registrerade uppgifter.
Enkel åtkomst till e-tjänster: Starta nya ärenden och hantera tjänster direkt.
Flexibilitet: Anpassat gränssnitt efter din kommuns val.
Självservice & tillgänglighet
En central del av Medborgarhubbens filosofi är att maximera möjligheterna till självservice för medborgaren och samtidigt öka tillgängligheten till information och ärendestatus. Målet är tydligt: minska behovet för invånare att kontakta kommunens handläggare för rutinmässiga frågor och statusuppdateringar, och ge dem istället verktygen att själva hitta svaren – när och var det passar dem.
Medborgarhubben uppnår detta genom flera kraftfulla funktioner som vi sett i de olika “Mina Sidor”-vyerna:
Tillgänglighet dygnet runt:
Medborgaren kan logga in på sina personliga sidor när som helst på dygnet, oavsett kommunens öppettider. De är inte längre beroende av telefontider eller väntan på svar via e-post för att få grundläggande information.
Direkt åtkomst till uppdaterad information:
Ärendestatus i realtid: På startsidan (“Hem”) och i den detaljerade vyn (“Ärenden, Tjänster & Abonnemang”) kan medborgaren direkt se aktuell status för sina pågående ärenden (t.ex. “Handläggning pågår”, “Beslut fattat”). Informationen uppdateras kontinuerligt allt eftersom ärendet fortskrider i kommunens system.
Samlad information: All relevant information, inklusive ärendehistorik, nästa tömningsdatum för tjänster, och grundläggande företags-/personuppgifter, finns samlad och tillgänglig.
Centraliserat dokumentarkiv:
Fliken “Beslut & Tillstånd” ger medborgaren direkt tillgång till alla sina viktiga dokument kopplade till ärenden. De kan själva ladda ner beslut, tillstånd och rapporter utan att behöva begära ut dem från kommunen.
Transparens och överblick:
Genom att tydligt se sina ärenden, tjänster, abonnemang och (för företag) ombud, får medborgaren en fullständig överblick över sitt engagemang med kommunen. Denna transparens minskar osäkerhet och därmed behovet av att ställa kontrollfrågor.
Enkel åtkomst till e-tjänster:
Möjligheten att direkt från portalen initiera nya ärenden eller utföra vanliga åtgärder via länkade e-tjänster (som att komplettera ett ärende eller anmäla utebliven sophämtning).
Medborgarhubben är inte bara en teknisk plattform, utan ett strategiskt verktyg för att effektivisera kommunens arbete, höja servicenivån och ge medborgarna den kontroll och tillgänglighet de förväntar sig i en modern digital värld. Manuell uppföljning för enkla statusfrågor blir ett minne blott.
Automatiserad ärendehantering
Smarta Notiser som sparar tid
Medborgarhubben handlar inte bara om att ge dig överblick, utan också om att effektivisera kommunens arbete genom smart automatiserad ärendehantering. I dagsläget ligger fokus på att automatisera kommunikationen och informationsflödet kring dina ärenden. Målet är att du som medborgare ska få relevant information proaktivt, samtidigt som kommunens handläggare avlastas från att manuellt behöva skicka ut standardiserade meddelanden.
Så här fungerar de automatiserade notiserna:
Triggade händelser: När något specifikt händer i ditt ärende – till exempel att en deadline närmar sig, status ändras, eller om en komplettering behövs – kan Medborgarhubben automatiskt identifiera detta.
Automatiska utskick: Baserat på dessa händelser skickar systemet automatiskt ut en notis till dig via de digitala kanaler du är ansluten till.
E-post: Vanligtvis skickas en notifikation till din registrerade e-postadress.
Kivra: Integration pågår eller planeras för att även kunna skicka dessa notiser direkt till din säkra digitala brevlåda i Kivra, för de som använder den tjänsten.
Ingen manuell handpåläggning: Det viktiga är att dessa standardiserade utskick inte kräver att en handläggare aktivt går in och skriver eller skickar meddelandet varje gång. Systemet sköter det baserat på fördefinierade regler och händelser i ärendehanteringssystemet.
Exempel på automatiserade notiser kan vara:
Påminnelser: Om en viss åtgärd krävs från dig, t.ex. “Påminnelse: Komplettera ditt ärende senast [datum]”.
Bekräftelser: “Ditt ärende [Ärendenummer] är nu registrerat hos oss.”
Statusuppdateringar: “Statusen för ditt ärende [Ärendenummer] har ändrats till ‘Handläggning pågår’.”
Information om beslut: “Ett beslut har nu fattats i ditt ärende [Ärendenummer]. Logga in på Mina Sidor för att ta del av det.” (Beslutet i sig skickas ofta via säkrare kanaler, men notisen kan automatiseras).
Fördelar med automatiserade notiser:
För medborgaren:
Tidig och relevant information: Du får veta direkt när något händer eller behöver göras.
Minskad risk att missa något: Viktiga påminnelser och deadlines når dig automatiskt.
Förbättrad upplevelse: Känslan av att processen rullar på och att du hålls informerad.
För kommunen och handläggaren:
Enorm tidsbesparing: Handläggare slipper lägga värdefull tid på att manuellt skicka ut hundratals eller tusentals standardmeddelanden och påminnelser.
Konsekvent kommunikation: Säkerställer att alla medborgare får samma typ av information vid rätt tidpunkt i processen.
Minskad arbetsbelastning: Lägre stress och mer tid att fokusera på kärnuppgifterna – själva ärendehandläggningen och komplexa bedömningar.
Effektivare processer: Bidrar till ett smidigare och snabbare flöde i ärendehanteringen.
Sammanfattningsvis är den automatiserade kommunikationen i Medborgarhubben ett viktigt steg mot en mer effektiv och modern offentlig förvaltning. Genom att låta systemet sköta rutinmässiga utskick, får medborgaren bättre service och handläggaren mer tid till det som verkligen kräver deras expertis. Det är ett konkret exempel på hur digitalisering kan förenkla för alla parter.
Säker Kommunikation i Medborgarhubben: Skydd för Känslig Information och Förtroende
När medborgare och kommun utbyter information, särskilt kring personliga ärenden och känsliga uppgifter, är säkerheten helt avgörande. Medborgarhubben är utformad med robusta mekanismer för att säkerställa att all kommunikation som sker via plattformen är skyddad, konfidentiell och uppfyller stränga lagkrav som GDPR.
Vad innebär Säker Kommunikation i praktiken?
Inbyggda, Skyddade Kanaler: Istället för att förlita sig på osäkra metoder som vanlig e-post för känsliga dialoger, erbjuder Medborgarhubben en integrerad och säker kommunikationsmiljö. Medborgare och handläggare kan skicka meddelanden, komplettera ärenden och ta emot notifieringar direkt inom plattformens skyddade gränssnitt (“Mina Sidor” för medborgaren, handläggargränssnittet för personalen).
Utökad Leveranssäkerhet med Full Kivra-Integration:
Utöver den direkta kommunikationen inom plattformen är Medborgarhubben fullt integrerad med Kivra, Sveriges ledande säkra digitala brevlåda. Detta möjliggör för kommunen att:
Säkert Distribuera Officiella Dokument: Skicka beslut, kallelser, fakturor och annan viktig myndighetspost direkt till de medborgare som är anslutna till Kivra.
Effektivisera Utskicken: Minska beroendet av fysisk post, vilket sparar både tid och portokostnader.
Erbjuda en Modern Kanal: Möta medborgarnas förväntningar på digitala och tillgängliga tjänster.
Säkerställa Leverans: Använda en etablerad och betrodd kanal för formell kommunikation, vilket kompletterar plattformens egna funktioner.
Integrationen med Kivra är sömlös och hanteras direkt från Medborgarhubben, vilket förenklar processen för handläggarna och ger medborgarna ett tryggt och smidigt sätt att ta emot sin post digitalt.
Stark Autentisering: Tillgång till kommunikationsfunktionerna kräver säker identifiering.
Medborgare: Loggar vanligtvis in med BankID eller annan godkänd e-legitimation, vilket säkerställer att rätt person får tillgång till sin information och sina meddelanden.
Handläggare: Använder kommunens befintliga, säkra inloggningssystem (t.ex. via Single Sign-On/SSO kopplat till Active Directory), ofta kompletterat med tvåfaktorsautentisering (2FA) beroende på kommunens säkerhetspolicy.
Kryptering (Skydd mot Avlyssning och Insyn):
Kryptering i Transit: All data som skickas mellan användarens webbläsare (medborgare eller handläggare) och Medborgarhubbens servrar, samt mellan Medborgarhubben och eventuella integrerade system, skyddas med stark TLS/SSL-kryptering (samma teknik som används av banker). Detta förhindrar att informationen kan läsas av obehöriga under överföringen.
Kryptering vid Vila (Data at Rest): Känslig kommunikation och lagrad data i plattformens databaser är krypterad för att skydda informationen även om någon skulle få obehörig fysisk eller logisk åtkomst till lagringsmediet.
Behörighetsstyrning (Access Control): En grundläggande princip är att användare endast ska ha tillgång till den information och kommunikation som är relevant för dem.
Medborgare ser endast sina egna ärenden och meddelanden.
Handläggare har tillgång baserat på roller och behörigheter, ofta begränsat till specifika ärendetyper, enheter eller ärenden de är direkt tilldelade. Detta minimerar risken för oavsiktlig eller avsiktlig exponering av känslig information.
Spårbarhet och Loggning (Audit Trails): Systemet loggar viktiga händelser relaterade till kommunikation (t.ex. vem som skickade/läste ett meddelande och när). Detta är viktigt för att kunna spåra vad som hänt, utreda eventuella incidenter och uppfylla krav på spårbarhet enligt GDPR och liknande regelverk.
Bättre arbetsmiljö för handläggaren: Mindre stress, mer fokus
Medborgarhubben är mer än bara en tjänst för medborgaren – det är ett verktyg designat för att aktivt förbättra och effektivisera arbetsmiljön för kommunens handläggare.
Genom att digitalisera och automatisera delar av kommunikationen och informationshanteringen, frigörs värdefull tid och energi, vilket leder till en mindre stressig och mer fokuserad arbetsdag.
Här är de viktigaste sätten Medborgarhubben bidrar till en bättre arbetsmiljö:
Minskade manuella kommunikationuppgifter:
Automatiserade notiser: Genom att automatisera utskick av standardiserade notiser (som påminnelser, statusuppdateringar och bekräftelser via e-post eller Kivra) befrias handläggarna från den tidskrävande och repetitiva uppgiften att manuellt skicka dessa meddelanden. Systemet sköter detta, vilket sparar avsevärd tid.
Färre avbrott och rutinfrågor:
Medborgarnas självservice: När medborgare själva kan logga in på “Mina Sidor” dygnet runt för att:
Se aktuell status på sina ärenden.
Ladda ner beslut och tillstånd.
Få överblick över sina tjänster och abonnemang.
Se sina registrerade uppgifter.
…minskar antalet rutinmässiga telefonsamtal och e-postmeddelanden som handläggaren behöver hantera. Istället för att svara på frågan “Vad händer i mitt ärende?” kan handläggaren fokusera på själva handläggningen.
Ökat fokus på kärnuppgifter:
Genom att reducera mängden tid som läggs på att skicka standardkommunikation och svara på grundläggande statusfrågor, kan handläggaren lägga mer tid och energi på sina egentliga kärnuppgifter: utredning, bedömning, beslutsfattande och hantering av mer komplexa frågor som kräver deras expertis.
Lägre stressnivåer och arbetsbelastning:
Färre avbrott och en minskad mängd repetitiva uppgifter leder till en lugnare och mer hanterbar arbetsdag. Detta bidrar direkt till minskad stress och en mer hållbar arbetsbelastning för handläggarna.
Effektivare arbetsflöden:
När handläggarna kan arbeta mer ostört och slipper leta information som medborgaren själv kan hitta, blir hela ärendehanteringsprocessen mer effektiv och sammanhängande.
Sammanfattningsvis är införandet av Medborgarhubben en strategisk åtgärd för att stödja och avlasta kommunens handläggare. Det handlar om att använda digitaliseringens möjligheter för att skapa en arbetsmiljö där medarbetarna kan använda sin kompetens på bästa sätt, känna mindre press från rutinfrågor och därmed både må bättre och bli mer produktiva. Det är inte bara en teknisk lösning, utan en investering i personalens välmående och kommunens samlade effektivitet.
Framtidssäkring: Byggd för morgondagens behov och möjligheter
En investering i en digital plattform måste vara hållbar över tid. Medborgarhubben är designad med blicken riktad framåt, för att säkerställa att er kommun kan möta framtida krav och dra nytta av nya tekniska möjligheter utan att behöva byta system. Detta innebär konkret:
- Förberedd för AI-funktioner:
Arkitekturen i Medborgarhubben är utvecklad med framtida AI-integration i åtanke. Detta skapar förutsättningar för att smidigt kunna implementera framtida funktioner baserade på artificiell intelligens – exempelvis för mer avancerad automatisering, intelligent ärendestyrning, prediktiv analys eller förbättrat beslutsstöd för handläggare. Ni investerar i en plattform redo att växa med den tekniska utvecklingen. - Anpassad för Skatteverkets “Mina ärenden”:
Vi följer noga utvecklingen av nationella digitala infrastrukturer. Medborgarhubben är designad för att vara kompatibel med och kunna interagera med initiativ som Skatteverkets “Mina ärenden”. Detta säkerställer att plattformen kan samspela med det nationella ekosystemet för medborgartjänster och minimerar risken för framtida kostsamma anpassningar eller inlåsningseffekter. - Robust och Skalbar Arkitektur:
Grunden i Medborgarhubben utgörs av moderna, beprövade teknologier och en arkitektur designad för hög prestanda, säkerhet och framför allt skalbarhet. Detta säkerställer att plattformen kan hantera ett ökande antal användare, ärenden och datamängder utan prestandaförlust. Det möjliggör också enklare och snabbare underhåll samt smidig integration av nya funktioner och moduler över tid.
